Dénomination
Le Summer Geek Festival est organisé à Mons, Lotto Mons Expo, par la société SPRL Quatrième Oeil. Tout au long de ce contrat il sera fait mention de cette société en ces termes : les organisateurs.
Inscription
Toute demande de participation au Summer Geek Festival équivaut à l’acceptation du règlement suivant par les exposants.
L’ admission ne sera validée qu’après acceptation des organisateurs et du paiement par l’exposant des frais de participation. Tout désistement non confirmé par lettre recommandée avec accusé de réception avant le xx/xx/20xx entraîne la conservation par les organisateurs des frais de participation.
Si l’événement devait être annulé, l’organisateur s’engage à restituer les sommes versées par les exposants, sauf si l’annulation est un cas de force majeur (tempête, incendie, etc.) ou dû à des dispositions imposées par les autorités locales ou nationales.
ATTENTION : Toute demande de participation retournée sans le paiement, ne sera pas prise en considération.
Annulation en cas de force majeure – Covid 19
Dans l’hypothèse où pour toute raison quelle qu’elle soit, y compris en cas de force majeure, l’Organisateur est amené à reporter ou annuler la Manifestation, les dispositions suivantes s’appliqueront, par dérogation aux dispositions de l’article ci-dessus.
Il est précisé que pour l’application des dispositions du présent article, les communications entre l’Organisateur et l’Exposant peuvent être effectuées par courrier postal ou électronique. Après l’annonce par l’Organisateur du report ou de l’annulation de la Manifestation, chaque Exposant bénéficiera d’un délai de 10 jours ouvrés pour faire part de sa décision. Sans réponse de la part de l’Exposant dans les délais indiqués, l’Organisateur se réserve la possibilité de choisir l’option à appliquer.
– Si la Manifestation est reportée (le « report » étant entendu d’une nouvelle date se situant au plus tard dans les 12 mois de la date précédemment annoncée) :
– CAS 1 : Dans l’hypothèse où l’Exposant accepte le report : son Contrat est automatiquement décalé à la nouvelle date. Le montant du Contrat reste dû dans son intégralité, chaque Partie conservant à sa charge ses propres coûts liés au changement de date.
– CAS 2 : Dans l’hypothèse où l’Exposant n’accepte pas le report de sa participation (quelle que soit la raison de ce refus, y compris en cas de force majeure l’affectant), il pourra exercer l’une des deux options suivantes :
• Option 1 : bénéficier d’un avoir sur une prochaine manifestation organisée par l’Organisateur, correspondant aux sommes déjà versées par l’Exposant en exécution du Contrat ;
Option 2 : les sommes déjà réglées par l’Exposant lui seront intégralement remboursées. Ce remboursement s’effectuera sous réserve d’une dédite équivalente à 20 % du montant du Contrat destinée à couvrir une partie des frais engagés par l’Organisateur, si l’annonce du report ainsi que la demande de remboursement sont effectuées moins de 30 jours avant la date initiale de la Manifestation.
– Si la Manifestation est annulée, l’Exposant pourra exercer l’une des deux options suivantes :
• Option 1 : bénéficier d’un avoir sur une prochaine manifestation organisée par l’Organisateur, correspondant aux sommes déjà versées par l’Exposant en exécution du Contrat ;
• Option 2 : les sommes déjà réglées par l’Exposant lui seront intégralement remboursées. Ce remboursement s’effectuera sous réserve d’une dédite équivalente à 20 % du montant du Contrat destinée à couvrir une partie des frais engagés par l’Organisateur, si l’annonce de l’annulation ainsi que la demande de remboursement sont effectuées moins de 30 jours avant la date initiale de la Manifestation.
Tarifs et Emplacement
Les tarifs des stands et prestations sont fixés dans le dossier de participation. Les organisateurs définissent les emplacements dans les halls.
Il est interdit aux exposants de céder ou de sous louer, gratuitement ou contre rémunération, tout ou partie de l’emplacement attribué.
Installation et montage
Les stands sont mis à disposition de l’exposant à partir de 10h00 le vendredi précédent l’événement et le samedi de 7h30 à 9h30 pour effectuer le montage. L’installation des stands devra être terminée 30 minutes avant l’ouverture de l’exposition. Les stands non occupés à 9H00 le jour de l’ouverture public seront considérés comme libres. Dans ce cas, l’organisateur se réserve le droit de fermer le stand ou de le mettre à la disposition d’un autre exposant sans qu’il y ait de dédommagement possible.
Devoir des exposants
Chaque exposant doit avoir le souci de maintenir une bonne image de marque de la manifestation.
Les exposants ne sauraient troubler les droits que possèdent les autres personnes sur leur stand. On ne peut
dégrader, empiéter, perturber ou dénigrer le stand des autres bénéficiaires.
Les exposants ne peuvent pas pratiquer de «concurrence déloyale» vis-à-vis des autres exposants et ils ne
peuvent donc pas commercialiser de contrefaçon. Des vérifications seront effectuées sur place.
Il est formellement interdit de dépasser de la surface au sol attribué à chaque exposant. Les produits exposés
doivent être présentés de manière à ne pas gêner les exposants voisins.
Il est interdit de fermer partiellement ou totalement le stand durant l’ouverture au public.
Il est formellement interdit d’utiliser tout moyen sonore permettant de faire la promotion de son stand.
Il est formellement interdit de fumer dans l’enceinte du salon. Il est impératif de suivre les règles relatives aux
droits des affaires. Toute manifestation de concurrence déloyale ou autre fraude, est passible de sanctions civiles, administratives et pénales.
Il est formellement interdit de faire toute sorte de publicité pour un exposant non présent au salon.
Il est formellement interdit de diffuser des tracts dans l’enceinte du salon ou en extérieur.
L’affichage des prix doit apparaître clairement sur les articles présentés pour une bonne information du public.
L’exposant s’engage à ne rien coller, accrocher, percer, sceller sur les murs, sur les cloisons, sur le sol, à ne rien fixer aux plafonds, à n’effectuer aucun travail de terrassement et à respecter l’alignement des stands inscrits au sol. Toute dégradation de matériel constatés à l’issue de la manifestation fera l’objet d’une facturation à l’exposant.
Démontage
L’exposant s’engage à être présent jusqu’à la clôture du salon, c’est à dire le dimanche à 18h.
L’exposant ne pourra en aucun cas commencer à ranger ou démonter son stand avant l’heure prévue, soit 18h, que ce soit le samedi ou le dimanche. L’organisateur se réserve le droit de pénaliser tout exposant qui enfreindrait cette règle. Les objets exposés, le matériel et les installations doivent être enlevés par l’exposant le dimanche entre 18h00 et 22h00.
Les organisateurs déclinent toute responsabilité sur les marchandises restantes sur les stands après ce délai.
Responsabilité
Les exposants sont responsables de leurs biens, depuis le premier jour d’installation jusqu’au dernier jour de démontage. Ils doivent justifier à l’organisation d’un contrat d’assurance et de responsabilité civile. Toute détérioration du matériel mis à leur disposition sera à la charge de la personne ayant causé les dommages. L’organisateur n’est pas responsable pour les dégradations touchant les biens propres de l’exposant, pour une faute ou négligence de sa part.
Accès au salon
L’entrée au salon est ouverte au public et payante.
Badges exposants
Un badge exposant (plus des badges supplémentaires en fonction du métrage choisi) seront remis sur place à l’entrée dès leur arrivée. Le port du badge est obligatoire durant toute la durée de l’exposition. Ces badges ne doivent en aucun cas être prêtés, ni donnés.
Protection des consommateurs
Les exposants s’engagent à respecter la loi et les usages commerciaux, notamment en ce qui concerne
l’affichage, la publicité et la communication des tarifs.
Il est rappelé aux exposants qu’ils doivent respecter les lois en vigueur. A ce titre, il est formellement interdit
d’exposer des produits contrefaits, illicites ou provenant d’activités illicites.
Les exposants qui enfreindraient ces dispositions pourront faire l’objet de poursuites judiciaires.
De même, les exposants devront être en règle vis à vis des services fiscaux. Ils sont responsables des infractions éventuelles qu’ils pourraient commettre à l’occasion de leurs ventes. Les organisateurs ne pourront en aucun cas être tenus responsables dans l’éventualité des infractions constatées par les services fiscaux.
Application du règlement
En complétant le formulaire d’inscription, les exposants s’engagent à accepter les différents points du règlement.
Toute infraction aux dispositions du règlement peut entraîner l’exclusion de l’exposant contrevenant.
Les organisateurs se réservent le droit de réclamer une indemnité à titre de réparation des dommages subis et prendre en gage les équipements du stand et les articles d’exposition appartenant à l’exposant contrevenant. En cas de contestation, les tribunaux de Tournai en Belgique sont seuls compétents.
